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1.目的
個人情報の開示等の手順を規程する。
尚、本規程において「承認を得る(得た上で)」などは、本規程<付則>承認手順一覧によるものとする。

2.個人情報に関する権利(3.4.4.1)
本人から開示対象個人情報の開示等を求められた場合、遅延なく応じなければならない。
開示請求された個人情報に規程01:個人情報保護基本規程3.4.4.1のただし書きが適用される場合には、部門責任者が個人情報保護管理者の承認を得て開示対象個人情報から除外する。この場合の承認は、個人情報管理台帳の承認欄に個人情報保護管理者の署名または捺印を得ることをいう。

3.開示等の求めに応じる手続(3.4.4.2)
対応責任者は、「受付窓口責任者」とする。それ以外のものが受け付けた場合は、本人からの要求内容を確認した上、「「受付窓口責任者」へ引き継ぐものとする。緊急の場合の対応責任者は個人情報保護管理者とする。当社において開示対象個人情報とは開示等に応じることができる「個人情報管理台帳」に特定された個人情報である。
受付は緊急の場合を除き、「個人情報開示等請求書」の郵送で受付けるものとする。
個人情報開示等請求書は、当社で作成し本人か代理人に郵送で入手できるようにする。
個人情報開示等請求書には、次の内容を盛り込むものとする。尚、開示等の請求に応じることを周知する手順は、「6. 開示等の請求に関する周知」の通りとする。

a) 開示等の求めの申し出先
b) 開示等の求めに際して提出すべき書面の様式その他の開示等の求めの方式
c) 開示等の求めをする者が,本人又は代理人であることの確認の方法
d) 開示対象個人情報の利用目的の通知又は開示の請求による場合は手数料を徴収しない。

尚、本人確認は、以下の郵送、電話または当社に直接来訪しての受付を参照し実施する。 本人から、個人情報の開示等を求められた場合は、次の確認方法により本人であることを確認する。

-本人確認の方法-

■郵送の場合
氏名、住所、本人確認書類(運転免許証、健康保険証、年金手帳、パスポートのいずれかのコピー)で本人からの請求であること確認する。
本人確認書類は、最低2名以上で確認し、確認後は直ちに適切な手段で廃棄する。(当社では、保管しない。)
代理人による請求の場合、上記の本人確認と同じ方法で代理人確認を行う。

■電話の場合
本人の場合、氏名、ご住所、お電話番号をご返答いただく。その後で折返しの電話にて確認する。
代理人の場合、代理人の氏名、ご住所、お電話番号を確認の上、本人の氏名、ご住所、お電話番号をご返答いただく。その後で折返しの電話にて確認する。また、本人の了承済であることを口頭で確認する。
個人情報開示等請求書を郵送する旨を説明し、あわせて必要事項の記載と確認書類を添付上、返信していただくことを説明する。拒否された場合は、来社を促す。但し、代理人が来社する場合には、あらかじめ個人情報開示等請求書の本人が記載する欄に本人の押印が必要になるため、個人情報開示等請求書を郵送する。

■直接来訪していただく場合
本人の場合、個人情報開示等請求書に必要事項を記載していただき、本人確認書類(運転免許証、健康保険証、年金手帳、パスポートのいずれか)の提示で確認する。
代理人の場合、代理人確認書類(運転免許証、健康保険証、年金手帳、パスポートのいずれか)の提示をいただいた上、本人の確認書類(運転免許証、健康保険証、年金手帳、パスポートのいずれかのコピー)で、本人の氏名、ご住所、お電話番号を確認する。また、本人の了承済であることの証として委任状をご持参いただいた上で確認する。
本人確認書類は、最低2名以上で確認し、確認後は直ちに適切な手段で廃棄する。(当社では、保管しない。)

4.受付内容の記録
受け付けた要求内容を「お問合せ受付票」に記録する。

5.請求の対応と記録
開示の場合(3.4.4.5)
個人情報の開示を求められた際、内容を確認した上で、法令により特別の手続きが定められている場合は定めに従い、それ以外は、個人情報保護管理者の承認を得た上で内容を書面で遅滞無く本人に伝える。口頭など開示の求めを行った者が同意した方法がある場合には、その方法で伝える。対応内容を「お問合せ受付票」へ記録する。
この対応は、開示対象の個人情報が存在しないときにその旨を知らせる事を含むものである。
以下の場合は本人の要求に応じる必要はない。
要求に応じない場合は、本人に遅滞なくその旨を通知するとともに、理由を説明する。

a)本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
b)当該事業者の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
c)法令に違反することとなる場合

利用目的の通知の場合(3.4.4.4)
利用目的の通知を求められた際、利用目的を確認し、内容を遅滞無く本人に伝える。
対応内容を「お問合せ受付票」へ記録する。

ただし、以下の場合は本人の要求に応じる必要はない。
要求に応じない場合は、個人情報保護管理者の承認を得た上で本人に遅滞なくその旨を通知するとともに、理由を説明する。

a)利用目的を本人に通知し、又は公表することによって本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
b)利用目的を本人に通知し、又は公表することによって当該事業者の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
c)国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
d)すべての開示対象個人情報の利用目的を本人の知りうる状態においているとき

訂正・追加・削除の場合(3.4.4.6)
訂正・追加・削除を求められた場合、法令の規程により特別の手続きが定められている場合は、その定めに従い、それ以外は、遅滞無く内容を確認し、利用目的の範囲内で、要求された個人情報の訂正・追加・削除を行う。また、訂正・追加・削除内容を本人へ遅滞無く通知する。なお、訂正・追加・削除を行なわない旨の決定をした時は、その旨および理由を、本人へ遅滞無く通知する。ただし、訂正・追加・削除を行なわない場合は、個人情報保護管理者の承認の上、実施するものとする。対応内容を「お問合せ受付票」に記録する。

利用または提供停止請求の場合(3.4.4.7)
個人情報の利用停止、消去または第三者への提供の停止を求められた場合、個人情報保護管理者の承認を得た上で、適切な措置を講じる。また、利用停止・消去・提供停止を行なった場合、遅滞無くその旨を本人に通知する。
対応内容を「お問合せ受付票」に記録する。

ただし、以下の場合は本人の要求に応じる必要はない。ただし、個人情報保護管理者の承認の上、実施するものとする。なお、要求に応じない場合は、本人に遅滞なくその旨を通知するとともに、理由を説明する。

a)本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
b)当該事業者の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
c)法令に違反することとなる場合

6.開示等の請求に関する周知(3.4.4.3)
開示対象個人情報に関する詳細な周知文は次の文例を参考とする。Webサイトによる周知も同様とする。
当社は、お預かりした個人情報について、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止に対応いたします。

1.開示等、又は、個人情報の取扱いに関する苦情のお申し出先
開示等のお求め、または、個人情報の取扱いに関する苦情のお申し出は、緊急の場合を除き「個人情報開示等請求書」の当社への郵送にて承ります。

■当社担当窓口
社名:株式会社クリーン工房 
住所:埼玉県さいたま市中央区新都心11-2さいたま新都心LAタワー30F
担当:個人情報取扱責任者 川鍋 一朗 
電話:048-601-5450

2.本人又は代理人の確認方法
本人の確認方法

■個人情報開示等請求書
・個人情報開示等請求書に氏名、住所などを漏れなく記載し押印をお願いします。
・本人確認書類(運転免許証、健康保険証、年金手帳、パスポートのいずれかのコピー)が必要になります。必ず添付して下さい。尚、当社では郵送していただいた本人確認書類のコピーは本人確認が完了後速やかに当社の廃棄手順に従い消去いたします。
個人情報開示等請求書の郵送をご希望の場合は、上記「当社担当窓口」にて、お電話またはe-mail(koho@cleankobo.co.jp)で承ります。

■緊急の場合(電話による手続き)
・本人の場合、氏名、ご住所、お電話番号をご返答いただきます。その後で折返しの電話にて確認させていただきます。
代理人の場合、代理人の氏名、ご住所、お電話番号および本人の氏名、ご住所、お電話番号をご返答いただきます。その後で折返しの電話にて確認させていただきます。また、本人の了承済であることを口頭で確認させていただきます。

■ご来社いただく場合
本人の場合、個人情報開示等請求書に必要事項を記載していただき、本人確認書類(運転免許証、健康保険証、年金手帳、パスポートのいずれか)の提示で確認させていただきます。
代理人の場合、代理人確認書類(運転免許証、健康保険証、年金手帳、パスポートのいずれか)の提示をいただいた上、本人確認書類(運転免許証、健康保険証、年金手帳、パスポートのいずれかのコピー)で、本人の氏名、ご住所、お電話番号を確認させていただきます。また、本人の了承済であることの証として委任状をご持参下さい。

3.手数料
個人情報の開示等の手続きに手数料は必要ございません。

4.個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申し出先
当社は、「個人情報保護団体」に所属しておりません。
ご意見・お問い合わせ
朝市情報
指定管理者
さいたま市 春おか広場
さいたま市見沼区宮ヶ谷塔765番地
TEL 048-685-0008